О том как писать статьи в Word

[wandererdragon]

Заметка большей частью для себя, но, возможно, кому-то еще может пригодиться.

Мне кажется, что подобные рекомендации должны были уже быть кем-то написаны, но я не искал, и не встречал сам.

То что мне неоднократно довелось видеть — это документ Word с ужаснейшим форматированием. Так, например, абзацные отступы сделаны табами, или что еще хуже, кучей пробелов, названия глав — тот же основной текст, но с другим размером шрифтов и стилем (жирный, или курсив), оглавление сделано вручную.

Мне очень хочется, чтобы документы были логичными понятными и структурированными. Я буду описывать Word 2007, но, мне кажется, что много может быть справедливо и для более ранних версий.

Мои советы таковы:

1. Перед тем, как начать готовить документ, продумайте его структуру. В процессе работы, она может измениться, но хотя бы вы будете знать сколько структурных уровней будет в вашей работе.
2. Определите каким должен быть ваш основной текст — размер шрифта, интервал, величину отступа первой строки абзаца, расстояние между абзацами, и внесите все эти изменения в стиль "Основной."
3. После этого, измените стили "Заголовок 1," "Заголовок 2," "Заголовок n" в соответствии с количеством уровней, которые вы определили в п. 1. Если для них требуется выбрать свойство абзаца, не отрывать от следующего. Если же раздел должен начинаться с новой страницы, то отметьте свойство абзаца "с новой страницы." После этого вы можете назначать названиям разделов и подразделов стили. Итогом такой процедуры, будет то, что упроститься создание оглавления.
4. В научных публикациях, часто требуется, чтобы названия основных разделов начинались с "Раздел n." Для этого находим меню многоуровневый список (в Word 2007 на вкладке Главная подраздел Абзац)  и там определяем многоуровневого  списка и ассоциируем каждый из уровней со своим стилем заголовков.
5. Часто приходится вставлять в текст различные рисунки, по правилам эти рисунки должны быть пронумерованы и названы. Для этого после вставки рисунка, щелкаем по нему правой кнопкой мыши, и выбираем вставить название, в появившимся окне выбираем подпись (тип) элемента (например, Рисунок), щелкнув по кнопке нумерация можем выбрать, как будет выглядеть наша нумерация, будет ли она включать номера разделов и подразделов. После того как название создано, можно на него ссылаться в тексте с помощью меню "Перекрестная ссылка." Тоже самое можно сделать для названий таблиц.
6. С нумерацией формул дела обстоят сложнее. Простая вставка названия здесь не поможет, так как название вставляется, или сверху, или снизу элемента с которым ассоциировано, потому его вставка ничего не дает. Для того, чтобы вставить формулу с номером возьмем нарисуем таблицу из 2-х колонок в первой будет сама формула, а во второй ее номер. Номер собирается из нескольких полей. последнее должно быть типа Seq с идентификатором, чтобы можно было ее найти в перекрестных ссылках, а предыдущие типа StyleRef c номером уровня заголовка, для который надо выводить. После этого, можно ссылаться на них через перекрестные ссылки не боясь, что в тексте будут несоответствия.
7. В Word 2007 появилась такая интересная функция, как хранение и автоматическое создание списка литературы. Увы в чистом виде оно не может использоваться потому что оно не настраивается, хотя там и есть пункт стиль "ГОСТ." Но можно попробовать внести всю необходимую литературу в этот список потом выбрать стиль "ISO 690-цифровая ссылка" и вставлять ссылки на литературу в текст из меню Вставить ссылку. Потом вставить список литературы, преобразить его в текст, изменить в под требуемый вид, а потом пройтись поиском по тексту перевести сами ссылки в текст и привести их к требуемому виду.
8. Если требуется оставить чистый лист, то не надо пользоваться последовательностью пустых абзацев, а можно воспользоваться вставкой пустой страницы, или разрывом страницы.

Выше написанное, наверное, необходимый минимум для удобной работы с Word.
Есть еще возможность автоматического сбора одного документа из множества документов Word с правильной нумерацией страниц, разделов, но я пока не разобрался как это делать.